首先，确定行首有4个半角空格的行是真正段落的“开始”，而行首没有空格的行则是段中行，其前面的段落标记要去掉。按下“Shift+H”，调出“查找和替换”工具，在“查找”中输入“^p ”(即^p后面跟着4个半角空格)，在“替换为”中输入一个文中不会出现的特殊字符(如“￥￥￥￥”)，点“全部替换”。这样，就把真正要分段的地方用特殊字符“￥￥￥￥”替换了，接下来，要删除不必要的段落标记，再点按下“Shift+H”，在“查找”中输入“^p”，“替换为”留空，点“全部替换”，删除了所有段落标记，最后再按一次“Shift+H”，在“查找”中输入先前设定的特殊字符“￥￥￥￥”，在“替换为”中输入段落标记(^p)，按“全部替换”，完成格式的整理。
原以为这样操作后朋友会比较满意，却不断又出现了新的问题。原来，这篇技术文档中有大量的英文资料，而英文中是没有段首空格的习惯的。以上处理，虽然中文部分没有什么问题，但却导致英文部分全部挤到一个“段落”中，原本要分段的地方也没有分开。
无奈，只好将文档再次恢复到原始状态。先处理英文部分。通过对英文部分的观察，发现真正要分段的行末一般都有一标点符号，而多余的段落标记前的单词与该段落标记间则会有一个半角空格。于是，利用“查找和替换”功能将所有前面有一半角空格的段落标记去掉,即在“查找”中输入“ ^p”(^p前有一半角空格)，在“替换为”中输入只输入一个半角空格，全部替换。
然后再用前面的办法，把英文中真正的段落标记转换为特别字符，即在“查找”中输入“^p^$”表示回车标记后紧跟着一个英文字母，在“替换为”中输入“####^&”，其中“####”为设置的特殊字符，用来表示英文的段首，而“^&”则代表“查找的内容”，也就是说，把查找到的段首全部用“####”标记出来，全部替换后，用前面的办法处理好中文后(处理完成后，英文中的段落标记也被去掉了，只留下了我们设置的“####”)，再将所有“####”替换为段落标记即可。
至此，完成了对文档中所有中英文的重新排版，整篇文档排列整齐，焕然一新。