iso修改系统文件 ()


传统DCC文控管理十大常见问题

●ISO制度规范和执行难

质量、环境等体系难以保持一致性和有效性

不合格项目的纠正和纠正措施难以落实

难以保证内审、外审、管理评审的有效运行

●文件风险控制和追溯难

信息传输不畅,过程没有监控手段,难以执行文件

不能追溯版本和修改记录,质量问题不方便追溯

缺乏安全防控机制和外来文件的有效控制

●文件管理成本高,效率低

需要专人投资、跟踪、调整、修改,使文件有利于应用

纸质管理涉及大规模复印、打印、分发,成本高,浪费严重

文件量大时,处理周期长,效率低,不能及时发放/回收

●不方便保存和使用文件

文件类型复杂,数量多,版本多,管理混乱

版本更新通知不到位,版本回收不及时更新不正确

复杂的文件系统与多份文件有关,快速查找查阅困难

●文件培训管理难

缺乏培训管理体系,大部分文件发放部门自学,培训流于形式

缺乏培训工具,培训学习记录无法留下痕迹,培训学习效果无法跟踪

●文件签署效率低

ISO建立、变更文件,纸质文件的审核和分发必须由部门相关人员办理,有时需要多人、多部门协同审核,费时费力,周期长,审核效率低。

●打印纸质文件,浪费资源

采用传统的纸质管理,会造成大量的印刷、复印、印刷、分发,纸张成本高,浪费严重。

●打印纸质文件,浪费资源

传统的纸质管理将导致大量的印刷、复印、打印和分发。纸张成本高,浪费严重。同时,一些文件制作部门也是接收部门,导致反复复制、分发和资源浪费。

●文件发放缓慢,不及时

当许多文件需要发布时,由于文件的紧急程度不清楚,相对紧急的文件不能及时发布,或由于缺乏及时的通知,发布后的接收不及时,由于文件版本的问题,造成质量错误。

●旧版本很难完全回收,新旧版本也不统一

文件使用者往往不及时了解新版本文件的发布情况,旧版本仍可调用,导致文件版本混乱、文件使用不当,造成不必要的经济损失。

●查询和查阅文件困难

随着文件的增加,很难快速找到所需的文件并快速查阅。许多文件存储在不同的计算机或服务器中,导致搜索困难。

●离职,文件丢失

个人电脑上有一些文件,由于人员离职变动,核心文件丢失,工作麻烦。

ISO质量手册、程序文件、操作指导、记录9001质量管理体系文件……等等组成。

ISO文件管理系统有几个主要特点,可以概括为:一个精髓,一个中心,两个基本点;三个特点,四个一切,四个产品,五个模块,六个文件,七个原则。

ISO文件管理系统的要点

①、本质:说、写、做。

②、以客户为中心的中心。

③、两个基本点:客户满意度和持续改进。

④、适宜性、充分性性、充分性和有效性。

⑤、四件事:凡事有责任,凡事有章可循,凡事有据可查,凡事有监督。

⑥、四大产品:服务、软件、硬件、流程材料。

⑦、五个模块:质量管理体系(一个总过程,四个大过程);管理职责;资源管理;产品实现;测量、分析和改进。

⑧、六个文件:ISO必须制定9000标准、质量记录管理程序、内部审计程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。(根据ISO9001解释说,一个条款可以由多个文件解释,一个文件也可以解释多个条款。六个文件的要求不再必要。)

⑨、七个原则:1。以客户为重点:质量管理的主要重点是满足客户的要求,努力超出范围。

2、领导作用:各级领导建立统一的宗旨和方向,创造参与条件,承担责任,全面改进,主要增加对最高管理层的要求。

3.全体员工参与:全体员工参与,自觉强调组织知识。

4.流程方法:可以在活动组织过程中进行分解和理解,更有效地获得预期结果。

5、改进:提高绩效、自控能力和客户满意度;提高内外风险和机会的预测和反应;通过加强学习来提高。

6.给出证据决策:基于数据和信息的分析和评价决策会产生预期的结果。

7.关系管理:为了持续成功,组织需要管理与供应商的关系。

分为四类文件:

第一阶段文件:质量手册:简要介绍本质量体系如何满足国际标准的要求。

第二阶文件:程序文件:规定谁,何时,在哪里做什么。

第三阶段文件:操作说明书、检验规范技术文件及图纸:说明如何做。

第四阶文件:表格格式:用于收集、传递信息、控制操作过程或证明操作过程执行效果的记录。

本质:识别客户要求。客户要求是判断工作的依据。

编辑四个过程

1.管理活动(行动方向、结果)

2.资源管理(注重投入产出比)

3.产品实现(创造价值)

4.监视、测量和改进(事实决策)

ISO的精髓就是PDCA循环,持续改进。持续改进是ISO遵循质量管理的本质P-D-C-A原则:计划-实施-检查-改进。

也就是说,管理六字公式:了解客户是谁,了解产品要求;实施三项不良政策:不接受不良,不制造不良,不流出不良。

总的来说,ISO对于一个公司或一个企业来说,文件管理确实有很多用处。如果能很好的突破这个ISO相信文件管理体系会大大改善公司管理。

目前,我国仍有许多企业基本上采用手工整理系统文档和数据记录,ISO标准实际上承认电子数据质量记录和文件。可以借助OA无代码构建管理系统。

按照ISO9001标准,通过OA系统(蓝凌OA为例)实现ISO全生命周期的电子管理,如文件的建立、修改、审命周期的电子管理,提供文件权限管理、版本管理和流程操作历史,不仅可以大大节省印刷和纸张成本,而且可以提高管理效率,降低管理成本。帮助企业推广ISO最好的解决方案是文件管理和工作能力。

整体解决方案

控制文件生命周期

文件创建

根据分级管理原则,文控中心配置相应的菜单导航栏,文控管理员可选择相应的分类快速新建文件。可以定制审批期限、定义流程、步骤等操作,节省大量ISO文件传输时间,加快文件审核,提高效率。

还可以建立内部审核数据、管理审核数据、二、三方审核档案,轻松处理各种审核,不再盲目加班整理数据。

文件回收

文件发布后,回收权限授权人可进入详情页,点击回收文件回收批准后,只有文控中心管理员才能查阅文件。

文件统计

每月运营统计数据以图表呈现,方便用户了解组织每月增加和更新哪些文件,以及文件阅读、评论、推荐和纠错的细节


设置最新文件、最热文件、最新更新、故障、回收、废除文件的公告区域,让用户了解文件的最新变化

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